Teams/Job description

Here is the list of teams and their tasks. If you have questions, read the FAQ.


Catering

Aufgabenbeschreibung Cateringhelfer:

  • Sicherstellung der Getränke-/Essenversorgung an beiden Versorgungspunkten (Foyer S239, PAB)
  • morgens: Lager im PAB sowie S219 einräumen (Anlieferung entgegennehmen)
  • morgens: Getränkeflaschen in Hörsälen bereit stellen
  • Transport von Geschirr, evtl. Essen/Getränke zwischen den Lagern/Versorgungspunkten
  • vor Pausen Versorgungspunkte herrichten (genug Getränke, Essen, Geschirr,...)
  • Geschirr abräumen (in bereitgestellte Kisten ohne Reste) in und nach den Pausen
  • evtl. Nachbesorgungen in umliegenden Supermärkten vornehmen
  • abends: benutztes Geschirr an Lieferanten/Abholer übergeben
  • abends: sonstiges in Lager räumen

Helfer

Contact

Name
Ben

Freiwillige Helfer


HTW Student

Contact

Name
Ben
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Studenten der Hochschule


Local Team

Contact

Name
Ben
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Schichtkoordinator

Contact

Name
Marc
E-Mail
marc.gehling@fossgis.de
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Als Koordinator für Helfer solltest du schauen, das die Schichten belegt sind, die Universal-Helfer einteilen und diese Dinge im Engelsystem eingtragen. Bei deiner ersten Schicht hilft dir jemand und erklärt das Engelsystem.


Sessionleitung

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Aufgaben Sessionleiter:

  • Moderation der Session
  • Vorstellung Sprecher
  • Moderation der Pausen und Diskussionen
  • Programmänderungen und wichtige Infos durchsagen

Vorbereitung auf Sessionleitung:

  • Anhand vorausgegangener Vorträge mit Aufgaben und Ablauf vertraut machen
  • Moderation eines gesamten Blockes mit zumeist drei Vorträgen und jeweils anschliessender Diskussion
  • Pro Vortrag sind 30 Minuten eingeplant. Diese gliedern sich in 20 Minuten eigentlichen Vortrag, 5 Minuten Diskussion sowie 5 Minuten Hörsaalwechsel bzw. technische Vorbereitung. Es sollte insbesondere Sorge dafür getragen werden, dass die Diskussion 25 Minuten nach Beginn des Vortrages abgeschlossen ist, damit den Zuhörern 5 Minuten zum Wechsel des Hörsaales und den Helfern zum Vorbereiten des nächsten Vortrages bleiben. Ansonsten wird der folgende Vortrag durch verspätete Hörsaal-Wechsler gestört.
  • Dem Vortragenden teilt man mit, dass man ihm 5 Minuten sowie 1 Minute vor Ablauf seiner 20 Minuten Vortragszeit ein entsprechendes Schild zeigt. Die Schilder sollten im Hörsaal vorhanden sein. Nach Zeigen des 1 Minute Schildes bringt man sich in Position, um für Applaus zu sorgen und die Diskussion zu leiten. Für den Fall, dass sich zu Beginn der Diskussion niemand aus dem Plenum mit einer Nachfrage meldet, sollte man sich zuvor selbst eine überlegen.
  • Idealerweise wird der pünktliche Beginn eines Vortrages eine Minute zuvor laut im Saal angesagt, um der Videoaufzeichnung, Helfern und dem Vortragendem eine Orientierung zu geben.
  • Nachfrage, ob Videoaufzeichnung klappt.
  • Zusammenarbeit mit Stagemanager

---> tragen sich im Helfersystem als Sessionleiter ein


Stagemanager

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Aufgabenbeschreibung:

  • Unterstützung beim Vorbereiten der Vorträge (Vortrag auf Präsentationslaptop ziehen, später Vortrag sichern)
  • Videoaufzeichnungen im Blick, ggf. Unterstützung
  • Teilnehmer platzieren, damit nicht alle außen sitzen
  • wenn voll, Verweis auf Streaming-Räume
  • Besonderheit Audimax: Schlüssel für Behindertenaufzug bei Welcome Desk holen, falls nötig
  • Teilnehmer*innen im Hörsaal zählen und Anzahl aufschreiben
  • Getränk besorgen (falls nicht von Catering bereit gestellt)
  • Minutenschilder (5 min, 2 min, Stop) anzeigen (ggf. auch Sessionleiter)
  • Mikrofon für Diskussion im Plenum

Video

Contact

Name
Andreas

Video Team: Du bedienst eine Videokamera oder den Videomixer. Es wird kurze Einführungen geben.
Aufgabenbeschreibung Video-Regie/-Mischer und Kamera:

  • Die Aufgabe ist einfach und kann von jeder Person übernommen werden.
  • Anhand vorausgegangener Vorträge bzw. veröffentlichter Videos mit Aufgaben und Ablauf vertraut machen
  • In der Regel stellt die Video-Hardware drei Bilder zur Verfügung: 1. Die Präsentation, wie sie auf dem Beamer des Hörsaales erscheint, 2. Das Bild der Kamera, 3. Eine Bild im Bild Komposition der ersten beiden Bilder
  • Dem Aufzeichner steht ein Monitor und ein Kopfhörer zur Verfügung. Er überzeugt sich vor Beginn des Vortrages davon, dass die drei Bilder zur Verfügung stehen und alle Saalmikrofone aufgezeichnet werden. Während des Vortrages wählt er eines dieser drei Bilder aus, so dass er den Schnitt und damit die zu veröffentlichende Endfassung des Videos herstellt. Es erfolgt keine weitere Nachbearbeitung. Lediglich der Anfang und das Ende eines Vortrages wird nachgeschnitten, so dass kein Start oder Ende der Aufzeichnung vorgenommen werden muss. Beim Schnitt wird man in der Regel beim Aufblättern einer neuen Folie durch den Vortragenden Bild 1) wählen.
  • Kamerafrau/mann unterstützen, indem auf Sessionleiter, Vortragenden und gezeigte Gegenstände fokussiert wird.
  • Am ersten Konferenztag gibt es eine Einweisung.
  • Im Falle einer technischen Störung während der Konferenz sollte das Personal im Video Operation Center (VOC) um Hilfe gebeten werden.

---> eintragen als Videoschnitt oder Kamera


Welcome Desk

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Check-In:

  • Registrierung der Teilnehmer über pretix-App (2x Rechner, ggf. 1x Android-Smartphone)
  • ggf. Kontrolle des Studierendenausweises
  • Ausgabe an alle: Namenskärtchen, Programmheft, Tasche in gewünschter Farbe (orange oder schwarz), Feedback-Bogen, WiFi-Passwort
  • Ausgabe, wenn gebucht: T-Shirt in bestellter Größe, Einlassband Bärenzwinger, Tagungsband
  • (intern): wenn Rollstuhlfahrer kommt, checken ob der- oder diejenige Workshop gebucht hat. Wenn ja, Info an Heike Siegle (eingeschränkter Rollstuhlzugang Mensagebäude)

Handkasse:

  • Kasse für Workshopbuchung, Sticks (vrstl. nur Freitag Nachmittag) und Bücher
  • Workshopbuchung im pretix-System registrieren
  • Quittungen ausstellen (Original an Zahler)

Infopoint:

  • Beantwortung von Fragen
  • sonstiges Material zur Mitnahme auslegen (Aufkleber, Sponsorenwerbung, ...)
  • Sammlung TN-Feedbackbogen (Zwei Sammelboxen notwendig, eine für die Feedbackbögen und eine für die Namen zur Verlosung, Schere zur Verfügung stellen)
  • nur auf Anfrage: Druck von TN- und Workshopbescheinigungen (aus pretix exportieren)

Workshophelfer

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Aufgabenbeschreibung für Helfer im Workshopraum

  • Einlasskontrolle: Abgleich Name des Teilnehmers mit Workshop-Teilnehmerliste
  • Hilfe bei Einrichtung des Workshopleiters
  • Prüfen, ob an allen WS-Rechnern der benötigt Live-USB-Stick gebootet ist und auch wirklich im USB-Port steckt
  • Ansprechpartner bei Technikproblemen (wenn nicht lösbar, an Frau Siegle / Herrn Betthaus wenden)
  • Unterschrift der Teilnehmer für Teilnehmerliste einholen
  • Workshop-Feedbackbogen einsammeln (bitte darauf achten, dass Workshopbezeichnung oder WS-Nummer auf dem Feedback stehen)
  • Kontrolle, dass KEIN Stick mitgenommen worden ist / mitgenommen wird